E-dokumentacja – nie tylko obowiązek prawny

Korzyści z e-dokumentacji w logistyce to poprawa współpracy, wydajność operacyjna i znaczna redukcja kosztów.

Sektor transportu od lat polega na wykorzystaniu dokumentów papierowych. Jednak przy zrównoważonym rozwoju, który jest obecnie na czele umysłów ludzi, nadszedł czas, aby zastąpić pewne „tradycyjne” praktyki bardziej cyfrowym podejściem. W ostatnim czasie również potrzeba cyfryzacji była nieco pośpieszna, a przepisy – w szczególności nadchodzące rozporządzenie EFTI i obowiązkowe przepisy ECMR – nie pozostawiają firmom wyboru, jak tylko się przystosować. Jednak niektóre firmy powoli reagują, ale większa świadomość namacalnych korzyści transportu bez papieru może zapewnić, że prawodawstwo będzie jedynie dodatkową zachętą, a nie głównym czynnikiem napędzającym.

Obecny stan gry

Każda operacja transportowa wymaga kilkunastu różnych dokumentów papierowych, niezależnie od tego, czy jest to zawieranie umów i organizowanie procesów przydzielania obowiązków, czy zbierania dowodów. Według raportu Trans.eu’s Transport Market 2024/2025, około 99% dokumentów wykorzystywanych w tym sektorze nadal stanowi papier.

Ankieta przeprowadzona przez ODEX wskazuje na kilka powodów powolnego wykorzystania narzędzi cyfrowych przez sektor. Głównym powodem jest to, że 25% respondentów ankiety stwierdziło, że podczas korzystania z tych narzędzi obawia się bezpieczeństwa danych. Co więcej, ponad 20% spedytorów stwierdziło, że nie wie o istnieniu rozwiązań cyfrowych i tego, co oferują. Ponadto 15% wskazuje na niewystarczającą zdolność adaptacji i/lub doświadczenie w korzystaniu z narzędzi cyfrowych, a następnie koszty wdrożenia.

„Widzimy duże różnice w przyjmowaniu e-dokumentów przez sektor i środki transportu. Podczas gdy lotnictwo i morski są liderami, prowadzone przez wysiłki standaryzacyjne i złożoność światowego handlu, transport drogowy jest znacznie wolniejszy ze względu na swój zlokalizowany charakter i różne przepisy” – powiedział Gerry Daalhuisen, Starszy Dyrektor Dock & Yard / Fleet Products w Transporeon. „Ponadto duże firmy często wdrażają zaawansowane technologie szybciej niż te mniejsze i że sektor B2C wprowadza zmianę szybciej niż sektor B2B. Firmy coraz częściej inwestują w swój biznes, aby być bardziej odpornym na obecne otoczenie geopolityczne i gospodarcze”.

ECMR: pierwszy krok w kierunku sektora bez papieru

Cyfrowa lista przewozowa, czyli ECMR, stanowi kluczowy pierwszy krok w przejściu na branżę bez papieru. Oczekuje się, że jego stosowanie stanie się obowiązkowe w lipcu 2027 r. Do tego czasu rozporządzenie EFTI powinno również obowiązywać, zachęcając władze państw członkowskich UE do akceptowania informacji udostępnianych drogą elektroniczną za pośrednictwem certyfikowanych platform EFTI.

Niezależnie od tego, czy e-dokumentacja jest obowiązkowa, czy nie, przyjęcie procesów bez papieru może przynieść znaczące korzyści firmom transportowym. Jeden z przykładów można znaleźć w Switch z papierowego rachunku na konosament na ECMR. Cały proces, który obejmuje przygotowanie dokumentów, inspekcję frachtu, potwierdzenie dostawy i inne zadania administracyjne, zajmuje około 23 minut w bieżącym procesie papierowym. Jeśli zlecenie frachtowe jest przetwarzane cyfrowo, to zmniejsza się do 9 minut, zgodnie z badaniami Sira Consulting Research dla duńskiego Ministerstwa Transportu.

Ta oszczędność czasu prawie kwadrans przekłada się na znaczne oszczędności finansowe. W sumie europejski sektor logistyki transportu mógłby zaoszczędzić nawet 1 miliard euro rocznie, jak oczekuje organizacja EFTI4EU. A to nie obejmuje nawet skrócenia czasu oczekiwania na granicach ze względu na zwiększoną wydajność.

Zwiększona przejrzystość, mniej (ludzi) błędów

Przejście na podejście cyfrowe znacznie poprawia również komunikację, współpracę i wydajność w łańcuchu dostaw. Na przykład dostarcza dane o przesyłkach i umożliwia widoczność w czasie rzeczywistym, zapewniając, że wszyscy interesariusze są stale świadomi najnowszego statusu przesyłki. Ta przejrzystość oznacza, że brakujące produkty i opóźnienia można zidentyfikować wcześnie, umożliwiając terminową interwencję. W tym samym czasie, ludzki błąd jest eliminowany, zapewniając większą dokładność i dodatkową poprawę w operacjach wewnętrznych, takich jak zarządzanie zapasami.

trwała przewaga konkurencyjna

Wreszcie, e-dokumentacja jest bardziej zrównoważonym podejściem, pomagając firmom transportowym dokonywać znaczących postępów w ich ambicjach na rzecz zrównoważonego rozwoju. Na przykład poprzez zmniejszenie ilości odpadów papierowych i śladu węglowego związanego z procesami papierowymi. „Korzyści z e-dokumentacji znacznie przewyższają wysiłki wdrożeniowe”, wskazuje Daalhuisen. „Oferuje on wyraźne korzyści operacyjne i finansowe, takie jak obniżenie kosztów i zwiększona produktywność, przy jednoczesnym dążeniu do zrównoważonej przyszłości. Poza tym wyzwania związane z dokumentacją, takie jak błędy i opóźnienia, które wynikają, są postrzegane przez połowę graczy logistyki transportu jako największe wąskie gardło w operacjach. odpowiedź.”